Devlet memuru amirin yerine imza atabilir mi?

Devlet memurları arasında sık karşılaşılan durumların başında 'yerine imza' uygulaması geliyor. Memurun "Amirin yerine imza" atarak işlemleri gerçekleştirebilmesi bazı kurallara bağlıdır. Peki, Devlet memuru, amirin yerine imza atabilir mi? İşte memurların merak etiiği yerine imza uygulaması hakkında merak edilenler...

DEVLET MEMURU, AMİRİN YERİNE İMZA ATABİLİR Mİ?

Bilindiği üzere, gerek önceki yönetmelikte gerekse yenilenen "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik"te "yerine imza" uygulaması gibi bir hüküm bulunmuyor. İmza yetkisine haiz olan kişinin yerine başka bir kamu görevlisinin imza atabilmesi için iki seçenek bulunuyor. Bunlardan ilki, ilgilinin izin veya geçici görevli olarak görevi başında olmadığı hallerde usulüne uygun olarak vekil tayin ettiği kişinin imzası, ikincisi ise ilgili mevzuatında yetkinin devredilebileceğine dair hüküm bulunmakla birlikte yetki devri yapılmış kişinin imzası olarak değerlendiriliyor.

Özellikle son yıllarda tüm kamu kurumlarının Elektronik Belge Yönetim Sistemine geçişi ile birlikte "YERİNE İMZA" uygulaması azalsa da, idari işlemlerde kullanılmaya devam ediyor. Bununla birlikte yeni teknolojiler elektronik imza gibi yeni çözümler de sunuyor.

Elektronik Belge Yönetim Sistemine geçişle birlikte imza yetkisini haiz yöneticiler elektronik imzalarını beraberinde çalıştıkları sekreter ya da özel kalem personeline vererek bir takım evrakın bu kişiler aracılığıyla imzalanmasını sağlayabiliyor.

Yerine imza atma durumu, amir pozisyonunda ya da imza görevi ile usulüne uygun olarak yetkilendirilmiş olan kişilerin mesai saatleri içerisinde yerinde olmamasına bağlı olarak hizmetin bir an evvel görülmesi ihtiyacından ortaya çıktı. Buradaki işlem genellikle icrai bir işlem olmamakta, kurum içerisinde sıradanlaşmış ve neticesinde herhangi bir hukuki sonuç doğurmayacağının herkesçe bilinmesinden kaynaklı olarak yapılıyor. Genellikle "yerine imza" atma işlemini gerçekleştiren memur amiriyle olan ilişkisine bağlı olarak doğan güvene esas alarak bu sorumluluğu üstleniyor.

Diğer yandan, imza kişinin kimliğini ve karakterini taşıdığı gibi, bulunduğu görev açısından da önemli bir sorumluluğu ifade eder. Kişinin imza sorumluğu sorumluluğunu layıkıyla yerine getirdiği anlamına gelir. Bu bakımdan, ister yerine olsun isterse asıl imza sahibi olsun her imzanın bir sorumluluk getirdiğinin unutulmaması gerekiyor.

Sonuç olarak, kamu personeli mümkün olduğunca bu tür durumlardan kaçınmalı, atılan imzadan kaynaklı bir hata hem kendi memuriyetini hem de yerine imza attığı kişinin memuriyetini sıkıntıya sokacağını bilmelidir. Asıl imza sahiplerinin işle ilgili durumlar hariç işlerin aksamaması için mümkün olduğunca makamında bulunması ve sorumluluğunu yerine getirmesi gerekiyor.